Verhuur je je vakantiewoning, dan moet je de gegevens van de gasten en van de boeking doorgeven aan het officiële systeem van het Spaanse ministerie van Binnenlandse Zaken, SES.Hospedajes. De termijn is maximaal 24 uur na de boeking en nog eens na de aankomst van de gasten (art. 6.3 RD 933/2021). Doe je het beroepsmatig, dan moet je de registratie bovendien drie jaar bewaren. Het nalaten van deze meldingen kan een ernstige overtreding zijn. Bij de woningen die wij beheren, regelen wij dit.
In het kort
- De regel is het Real Decreto 933/2021, en die geldt ook voor appartementen, bungalows en vergelijkbare toeristische accommodaties (art. 2.1).
- Je geeft gegevens door van elke gast en van de transactie: contract, data, woning en betaling (bijlage I).
- Er zijn twee momenten met een termijn van 24 uur: de boeking (of de annulering ervan) en het begin van het verblijf (art. 6.3).
- Wie beroepsmatig verhuurt, bewaart de registratie drie jaar; wie niet beroepsmatig verhuurt, hoeft alleen te melden (art. 5.3 en 5.4).
- Het overslaan van de meldingen is een ernstige overtreding, met boetes vanaf € 601 (LO 4/2015).
Wat de gastenregistratie is en voor wie ze geldt
Het Real Decreto 933/2021 verplicht wie logies aanbiedt om de gegevens van zijn klanten te registreren en door te geven. Het geldt zowel bij beroepsmatige als bij niet-beroepsmatige verhuur, en noemt uitdrukkelijk "apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico" (appartementen, bungalows en andere vergelijkbare toeristische accommodaties) (art. 2.1). De preambule noemt ook toeristische woningen voor kort verblijf.
In de praktijk: heb je een appartement in Playa del Inglés of een bungalow in Maspalomas dat je per nacht aan toeristen verhuurt, dan geldt dit voor jou, of je het nu zelf doet of door een bedrijf laat beheren. Het is een andere verplichting dan de toeristische toelating die de Ley 6/2025 regelt.
Welke gegevens je moet verzamelen
Bijlage I van het real decreto onderscheidt twee blokken:
| Blok | Gegevens |
|---|---|
| Gasten | Voor- en achternaam, geslacht, identiteitsbewijs en het documentnummer daarvan, nationaliteit, geboortedatum, woonplaats, telefoon, e-mailadres, aantal gasten en, bij minderjarigen, de familierelatie |
| Transactie | Gegevens van het contract, data en tijden, gegevens van de woning en gegevens van de betaling |
Het zijn nogal wat gegevens, dus vraag ze voor de aankomst op en niet gehaast aan de deur.
Termijnen: 24 uur
De melding moet direct gebeuren en in elk geval binnen maximaal 24 uur (art. 6.3):
| Moment | Wat je meldt | Uiterste termijn |
|---|---|---|
| Boeking of contract | Gegevens van de boeking | 24 uur na de boeking |
| Annulering | De annulering van die boeking | 24 uur na de annulering |
| Begin van het verblijf | Gegevens van de gasten die aankomen | 24 uur na aankomst |
Een voorbeeld: een gezin boekt in maart een week in augustus in Puerto Rico. De eerste melding moet binnen 24 uur na de boeking in maart, de tweede binnen 24 uur na de aankomst in augustus. Annuleren ze in juni, dan meld je ook de annulering binnen 24 uur.
Hoe lang je de gegevens moet bewaren
Wie de dienst beroepsmatig aanbiedt, moet de registratie drie jaar bewaren vanaf het einde van de dienst (art. 5.3). Niet-beroepsmatige verhuur is vrijgesteld van het bijhouden en bewaren van de registratie, maar moet wel de meldingen doen (art. 5.4).
Weet je niet zeker in welke van de twee situaties je zit, overleg dan met je adviseur of een advocaat voordat je iets verwijdert.
SES.Hospedajes
De meldingen gaan via SES.Hospedajes, het platform van het ministerie van Binnenlandse Zaken, dat volgens het persbericht van La Moncloa op 2 december 2024 in gebruik is genomen.
Sancties
De sancties staan in de Ley Orgánica 4/2015:
- de registratie niet bijhouden of de meldingen niet doen is een ernstige overtreding (art. 36.20), met een boete van € 601 tot € 30.000 (art. 39.1);
- onregelmatigheden bij de naleving zijn een lichte overtreding (art. 37.9), met een boete van € 100 tot € 600.
Met een goede werkwijze is het eenvoudig om je eraan te houden: een formulier voor de aankomst, een controle op de dag van aankomst en de melding direct versturen.
Hoe je de privacy van je gasten beschermt
Je gaat om met identiteitsbewijzen, telefoonnummers en e-mailadressen van mensen die je vertrouwen. Los van wat elke regel eist, zijn er eenvoudige gewoontes die risico's verkleinen:
- vraag alleen de gegevens die nodig zijn voor de registratie;
- leg de gast uit waarvoor je ze vraagt;
- bewaar geen foto's van paspoorten op je telefoon of in chatapps;
- beperk wie toegang heeft tot die informatie;
- verwijder wat je niet meer nodig hebt zodra de termijn die voor jou geldt is verstreken, en vraag een professional om advies als je twijfelt over gegevensbescherming.
Hoe we het bij Canarias Prime Homes doen
Bij de woningen die we beheren, registreren we de gasten in het officiële systeem, SES.Hospedajes, als onderdeel van het beheer, zodat jij niet bij elke boeking hoeft op te letten. Het is weer een taak die bij alle andere komt als je de woning zelf beheert, zoals we uitleggen in je vakantiewoning beheren vanuit het buitenland.
In onze ervaring begrijpen de meeste gasten zonder problemen dat om hun gegevens wordt gevraagd, als je hun voor aankomst uitlegt dat het in Spanje een wettelijke verplichting is. Wat wrijving geeft, is ze er gehaast aan de deur om vragen.
Voor de andere wettelijke eisen aan een vakantiewoning heb je onze gidsen over de vergunning en over de vereniging van eigenaars.
Algemene informatie, bijgewerkt op 5 oktober 2026. Dit vervangt geen advies van een advocaat.
Bronnen en toelichting
- Real Decreto 933/2021 (BOE nr. 257 van 27-10-2021): tekst in het BOE. Art. 2.1, 5.3, 5.4 en 6.3 en bijlage I.
- Ingebruikname van SES.Hospedajes: persbericht van La Moncloa, 02-12-2024.
- Ley Orgánica 4/2015, art. 36.20, 37.9 en 39.1: tekst in het BOE.
- De privacytips zijn praktische aanbevelingen, geen juridische analyse van gegevensbescherming.
- De opmerkingen met "in onze ervaring" komen uit ons dagelijkse werk met eigenaren; het zijn geen statistieken.